導(dǎo)讀：不論是機(jī)關(guān)單位還是企業(yè)，開會是必不可少的工作環(huán)節(jié)。但大家都厭惡冗長、低效的會議。缺乏管理的會議浪費(fèi)時間、精力與金錢，又毫無生產(chǎn)力，但這種會議是可以避免的。結(jié)合朗歐企管駐廠咨詢的實(shí)踐，我認(rèn)為在工廠的生產(chǎn)管理中必須要開好三個會議：部門/車間班前會、生產(chǎn)協(xié)調(diào)會和管理周例會。

1.部門/車間班前會

利用部門/車間班前會，可以說明新產(chǎn)品、新方法、新工藝，提高員工的技術(shù)水平，傳播品質(zhì)觀念，宣傳公司各項(xiàng)政策，真正做到始于教育、始于培養(yǎng)；

利用部門/車間班前會，可以實(shí)施追蹤與管理，對品質(zhì)異常進(jìn)行檢討、分析與矯正，對過去工作加以回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改正過失；

利用部門/車間班前會，可以安排每天的生產(chǎn)任務(wù)，說明市場反應(yīng)，傳達(dá)上級指令；

利用部門/車間班前會，可以培養(yǎng)員工好的習(xí)慣及行為觀念，通過對工作素養(yǎng)、工作倫理及工作習(xí)慣的宣導(dǎo)，促使員工不斷改進(jìn)，從而提升整個公司員工的素質(zhì)；

利用部門/車間班前會，可以培養(yǎng)主持會議的管理者的管理能力、演說能力，提升管理者的形象、風(fēng)范與氣質(zhì)。

部門/車間班前會是企業(yè)管理者必須運(yùn)用好的一個工具。很多企業(yè)也開早會，但是我在走訪中發(fā)現(xiàn)，很多早會流于形式，存在紀(jì)律差、團(tuán)隊(duì)士氣不佳、內(nèi)容不具體等問題，沒有得到應(yīng)有的效果。甚至有些管理者認(rèn)為不如不召開，節(jié)省出的時間還可以多做一些工作。

部門/車間班前會是朗歐的老師進(jìn)駐企業(yè)后要抓好的基礎(chǔ)工作之一。開好部門/車間班前會需要做好以下幾點(diǎn)：

（1）會議頻率

部門/車間班前會，每班前都要召開（一班制早上上班前開，多班制逢班前召開）?；鶎颖３置刻煺匍_。主管選擇重點(diǎn)班組、車間、部門參加，保證每周至少到每個單位參加一次。經(jīng)理保證每兩周至少到每個單位參加一次。

（2）會議時間

部門/車間班前會的時間最好控制在10~15分鐘。

（3）會議紀(jì)律

部門/車間是企業(yè)中的最小單位，也是企業(yè)組織的基本單位。會議紀(jì)律必須要嚴(yán)格，不能遲到、嬉鬧、交頭接耳，隊(duì)伍隊(duì)形要整頓好，可以參考軍訓(xùn)的要求站軍姿，體現(xiàn)出企業(yè)的精氣神。

（4）會議主要內(nèi)容

首先，總結(jié)昨日工作，通報昨日工作紀(jì)律、業(yè)務(wù)/生產(chǎn)情況、發(fā)貨情況、客戶投訴等問題，對前一天表現(xiàn)優(yōu)異的員工提出表揚(yáng)，樹立優(yōu)秀員工的榜樣，鼓舞士氣；其次，傳達(dá)昨日相關(guān)會議的決議與精神，對相關(guān)制度、流程進(jìn)行培訓(xùn)及考核、問答；再次，安排當(dāng)日工作任務(wù)，具體到個人或最小單位，強(qiáng)調(diào)當(dāng)日工作的目標(biāo)和注意事項(xiàng)；最后，對昨日表現(xiàn)不佳的個人或不良現(xiàn)象提出批評和指導(dǎo)。

（5）與會人員要求

主持班前會的管理者要聲音洪亮、態(tài)度親切。班前會氣氛要輕松，要懂得鼓勵下屬。班前會時作業(yè)員可以反映問題、積極參與。必要時可以有上司指導(dǎo)、協(xié)助及列席。

（6）會議準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備是保證會議有效的核心。很多企業(yè)召開班前會完全依靠管理人員的臨場發(fā)揮，但基層管理人員大都不是管理專業(yè)科班出身，也不具備很深的演講功底，因而就需要充分做好會前準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好講話內(nèi)容等。

朗歐的老師去企業(yè)推行班前會管理制度的時候有一個核心的表單，就是班前會臺賬，要求管理人員前一天下班前按照要求將臺賬填寫好，第二天班前會就有本可依了。

班前會看似是一個小動作，但如果能夠真正發(fā)揮出功能，將會給企業(yè)團(tuán)隊(duì)帶來無限的好處。各企業(yè)一定要重視部門/車間班前會，讓迫切地希望被了解、被尊重、被培養(yǎng)的一線員工能夠在團(tuán)隊(duì)中快速成長，在部門/車間班前會上找到一個屬于自己的舞臺。

2.生產(chǎn)協(xié)調(diào)會

生產(chǎn)協(xié)調(diào)會又叫生產(chǎn)調(diào)度會。在異常頻發(fā)的中小企業(yè)，每天需要下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃，通報生產(chǎn)異常，協(xié)調(diào)各類問題，因而必須召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會。每天有效召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，是企業(yè)生產(chǎn)正常化的保障。

開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，有助于將各部門的目光充分集中到生產(chǎn)任務(wù)上來，確保各部門每天的工作圍繞著具體的生產(chǎn)任務(wù)展開；開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，有助于統(tǒng)一聲音，將具體的問題在會議上暴露出來，有利于各部門之間的協(xié)調(diào)溝通；開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，有助于打造一支高效、務(wù)實(shí)的團(tuán)隊(duì)。

開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，需要注意以下幾點(diǎn)：

（1）會議頻率

生產(chǎn)協(xié)調(diào)會應(yīng)保證每天召開一次。只要工廠在開展生產(chǎn)，就必須要召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會。生產(chǎn)管理需要高頻率的工作，需要每天不斷地下達(dá)任務(wù)、協(xié)調(diào)異常、跟進(jìn)進(jìn)度。很多管理者覺得生產(chǎn)沒有問題就沒必要召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，或者認(rèn)為生產(chǎn)協(xié)調(diào)會作用不大，因而不愿意召開，這是錯誤的。

（2）會議時間

會議時間一般控制在30分鐘以內(nèi)。企業(yè)剛開始實(shí)行生產(chǎn)協(xié)調(diào)會制度的時候，會議時間可以稍長，但常規(guī)召開以后，會議時間必須控制在30分鐘以內(nèi)。要想控制好時間，就必須得有明確的會議議程，并且嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行。

（3）會議紀(jì)律

稽查部人員需要參與，與會人員嚴(yán)格按照會議議程控制發(fā)言時間和發(fā)言內(nèi)容，并遵守會議管理制度。嚴(yán)明的會議紀(jì)律是打造一個好團(tuán)隊(duì)最好的武器，也是最簡單而最有效的改造員工習(xí)性的方式。

（4）會議主要內(nèi)容

第一項(xiàng)，通報前一日的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會會議決議完成情況；

第二項(xiàng)，組織各部門對生產(chǎn)計(jì)劃、物料計(jì)劃的準(zhǔn)確性與合理性進(jìn)行評審；

第三項(xiàng)，各車間負(fù)責(zé)人匯報前一日的生產(chǎn)異常及日計(jì)劃達(dá)成情況，并提出需要其他部門協(xié)助的事項(xiàng)；

第四項(xiàng)，采購部匯報物料進(jìn)度及跟進(jìn)情況；

第五項(xiàng)，品質(zhì)部匯報前一日來料、制程、成品的品質(zhì)狀況；

第六項(xiàng)，技術(shù)部通報車間工藝操作及生產(chǎn)技術(shù)工作進(jìn)展情況；

第七項(xiàng)，PMC部對前一日各車間生產(chǎn)計(jì)劃達(dá)成情況進(jìn)行考核通報。

各企業(yè)視行業(yè)、要求不同，可以根據(jù)實(shí)際情況對會議議程進(jìn)行增減。

（5）與會人員要求

生產(chǎn)協(xié)調(diào)會由PMC部主持，各生產(chǎn)相關(guān)部門參與，生產(chǎn)部總負(fù)責(zé)人必須到場，老板視企業(yè)實(shí)際情況選擇性參與。

（6）會議準(zhǔn)備

各部門在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會召開之前，一定要明確開會時需要匯報的內(nèi)容，且要用數(shù)據(jù)說話，要有理有據(jù)，并根據(jù)實(shí)際情況填寫各部門的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會匯報表，以保證生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的高效召開。

（7）會議決議

必須要形成有效的會議決議。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會要安排專人進(jìn)行會議記錄，會議結(jié)束時由會議記錄人通報確認(rèn)會議決議并在結(jié)束以后將會議記錄分發(fā)給各與會人員，便于稽查部跟進(jìn)。

3.管理周例會

管理周例會，也可以被稱為“管理變革周例會”，是在朗歐企管提供咨詢期間，整個管理變革中最核心的會議，也是朗歐的老師離開企業(yè)以后，企業(yè)方必須要堅(jiān)持召開的會議。周例會是企業(yè)每周不可缺少的重點(diǎn)工作。然而，如何高效、實(shí)用、真實(shí)地召開會議，是很多企業(yè)面臨的難點(diǎn)。

召開管理周例會，可以提供一個各部門展示和比拼工作業(yè)績的平臺，讓重大事情呈現(xiàn)于陽光之下；可以讓管理團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成用數(shù)據(jù)說話的習(xí)慣；可以樹立公司制度流程的權(quán)威；可以讓老板、高管了解到具體的事情和問題。

召開管理周例會，有助于培養(yǎng)一支企業(yè)的核心團(tuán)隊(duì)。在會上，各管理人員對上周（上一階段）本部門的工作進(jìn)行小結(jié)，并對下周（下一階段）工作進(jìn)行預(yù)先計(jì)劃，可以提高管理人員的總結(jié)和計(jì)劃能力，長此以往形成良好的工作習(xí)慣。

召開管理周例會需要注意以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（1）會議頻率

必須保證每周一次。管理周例會是各部門總結(jié)上周工作，制定下周的工作計(jì)劃和周目標(biāo)的主要戰(zhàn)場。

（2）會議時間

會議時間一般控制在兩個小時以內(nèi)，根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。因?yàn)橹芾龝r間比較長，且各部門人員都要到齊并集中注意力，建議企業(yè)每周選一天晚上組織召開。

（3）會議紀(jì)律

需要稽查部人員參與，各與會人員嚴(yán)格按照會議議程控制發(fā)言時間和發(fā)言內(nèi)容，并遵守會議管理制度。稽查人員需要依據(jù)議程，嚴(yán)格控制每個人的發(fā)言時間，改變之前開會“言而不決”的習(xí)慣。

（4）會議主要內(nèi)容

第一項(xiàng)，由稽查部通報上周各部門周任務(wù)書執(zhí)行情況；制作稽查戰(zhàn)報，通報上周各項(xiàng)會議決議、制度、流程執(zhí)行情況；通報上周發(fā)現(xiàn)的各部門的問題及工作亮點(diǎn)；通報上周各部門的執(zhí)行率排名并進(jìn)行現(xiàn)場正負(fù)激勵；通報各項(xiàng)目專項(xiàng)稽查執(zhí)行情況；

第二項(xiàng)，各部門上周的專項(xiàng)改善情況匯報；

第三項(xiàng)，各部門負(fù)責(zé)人以數(shù)據(jù)的形式匯報上周工作目標(biāo)任務(wù)的完成情況，陳述下周的工作計(jì)劃，提出需要支持及改善的相關(guān)情況等；

第四項(xiàng)，下達(dá)下周的管理變革任務(wù)書。

（5）與會人員要求

由總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參與。周例會非特殊緊急情況，各部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理必須參加。根據(jù)企業(yè)規(guī)模不同，可組織主管級以上人員參與或中基層管理者旁聽。

（6）會議準(zhǔn)備

各部門負(fù)責(zé)人做好述職幻燈片或述職表單，幻燈片或表單必須包括以下內(nèi)容：

①上周工作計(jì)劃完成情況；

②上周本部門關(guān)鍵數(shù)據(jù)指標(biāo)計(jì)劃完成情況；如未完成，如實(shí)分析未完成原因并提出改善措施；

③下周工作計(jì)劃及下周本部門關(guān)鍵數(shù)據(jù)指標(biāo)計(jì)劃；

④重點(diǎn)改善項(xiàng)目完成情況；

⑤上周任務(wù)書完成情況。

（7）會議決議

管理周例會必須要形成有效的會議決議。要安排專人進(jìn)行會議記錄，會議結(jié)束時由會議記錄人通報會議決議并在會議結(jié)束以后，將會議記錄分發(fā)給各與會人員，便于稽查跟進(jìn)。

（8）管理變革周例會召開的要點(diǎn)

①各部門關(guān)鍵數(shù)據(jù)指標(biāo)要由橫向部門來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不得由本部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如下表：

②制定周數(shù)據(jù)提報錄入流程卡，規(guī)范數(shù)據(jù)收集錄入流程，確保周例會上數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

③周例會，企業(yè)老板或總經(jīng)理必須親自參與，要讓高層了解每周具體的重點(diǎn)工作；

④各部門制定下周的工作計(jì)劃和未達(dá)成目標(biāo)的改善措施時，要避免“加強(qiáng)、注意、重點(diǎn)跟進(jìn)”等概念性話語，必須有“誰”“什么時間”“做什么具體動作”這三個要素，否則不能算做一個合格的計(jì)劃或改善措施；

⑤高層必須在會議開始之前提前閱讀各個部門的工作匯報，以便在會議過程中進(jìn)行有針對性的點(diǎn)評，而不是臨場發(fā)揮；

⑥召開管理周例會時，既要有表揚(yáng)，也要有批評，一個召開得好的周例會要懂得樹立榜樣、抓出典型；

⑦老板/總經(jīng)理要在每個管理人員匯報完成后一對一地進(jìn)行有針對性的點(diǎn)評，而不是等所有人匯報完成后一起點(diǎn)評；

⑧對問題進(jìn)行原因分析時只能分析自己的原因，特別是在前期。這項(xiàng)規(guī)定雖然有點(diǎn)苛刻，但確實(shí)能夠快速改正從別人身上找原因的習(xí)慣；

⑨會前要準(zhǔn)備好會議上正負(fù)激勵所需的紅旗、黃旗、資金等物資。

結(jié)語

會場，為工廠各部門有效溝通提供了一個很好的場地，當(dāng)企業(yè)會議不能有效召開時，就會出現(xiàn)議而不決、決而不行、行而無果的現(xiàn)象，就是在浪費(fèi)時間。如果每個會議都能有效召開，會議就會成為精細(xì)化管理的一個很好的工具。

會議制度推行前期可能會覺得會議多、時間長，但當(dāng)流程管理等各方面完善以后，會議時間會大大縮短，就能夠更高效地指導(dǎo)工作。當(dāng)然在生產(chǎn)管理中，還有每天工序之間的對單會；成立稽查部之后，還會有每天的稽查會、每周的稽查周例會。這些會議都是提升管理水平、打造高效團(tuán)隊(duì)的有效工具，希望企業(yè)能開好并且利用好每次會議。

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